ePA für alle: Konkrete To-dos bis 01.10.2025 für Diabetologie- & Hausarztpraxen
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist am 15. Januar 2025 mit dem Opt-out-Verfahren gestartet und hat damit einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung des deutschen Gesundheitswesens erreicht. Sie dient als zentrale Schnittstelle zwischen Leistungserbringern und Patient:innen, um den Informationsfluss zu verbessern.
Während die Nutzung der ePA für Arztpraxen zunächst freiwillig war, wird sie ab dem 1. Oktober 2025 zur Pflicht. Praxen müssen dann Befundberichte und bestimmte andere Behandlungsdaten in die ePA einpflegen, Patient:innen informieren und Widersprüche dokumentieren.
Aus persönlichen Gesprächen mit Ihnen hören wir, dass viele von Ihnen mit der Einführung der ePA beschäftigt sind: Daher haben wir Ihnen einen praxisnahen Leitfaden mit den wichtigsten Schritten und einer Checkliste zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihre Praxis bis zum Stichtag "ePA-ready" zu machen und die neuen Anforderungen reibungslos zu meistern.
Was ist neu & bis wann?
Die wichtigsten Termine im Überblick:
Start & Opt-out: Am 15. Januar 2025 wurde für alle gesetzlich Versicherten, die nicht widersprochen haben, eine ePA angelegt.
Bundesweite Nutzung: Seit dem 29. April 2025 ist die ePA bundesweit nutzbar.
Praxis-Pflicht: Die Nutzung und das Befüllen der ePA wird ab dem 1. Oktober 2025 verpflichtend. Bis dahin haben Praxen Zeit, die ePA in ihren Alltag zu integrieren.
Betroffen von dieser Pflicht sind alle Vertragsärzt:innen und Psychotherapeut:innen.
Technik-Setup verstehen
Der technische Weg zur ePA ist klar definiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis die folgenden Voraussetzungen erfüllt:
PVS-Update: Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) muss das ePA-Modul 3.0 unterstützen und aktiviert haben. Sie können beim Hersteller Ihres PVS nachfragen, ob das Update bereits ausgeliefert wurde.
Telematik-Infrastruktur (TI): Die TI ist das bundesweite digitale Netzwerk für das Gesundheitswesen und zwingende Voraussetzung für die Nutzung der ePA. Ihre PVS-Anbindung benötigt einen PTV4+-fähigen Konnektor oder höher sowie Kartenterminals für eGK, SMC-B-Praxisausweise und eHBA (Ärzteausweise).
Alle Komponenten werden in der Regel von Ihrem IT-Dienstleister eingerichtet und mit Ihrem PVS verknüpft.
Zugriff & Behandlungskontext richtig nutzen
Für den Zugriff auf die ePA der Patient:innen ist es entscheidend, den Behandlungskontext zu verstehen:
eGK stecken: Wenn Patient:innen ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) in der Praxis stecken, wird ein Behandlungskontext hergestellt. Dieser ermöglicht Ihnen 90 Tage lang Zugriff auf die ePA der Patient:innen, ohne dass diese erneut eine PIN eingeben müssen.
Videosprechstunde: Auch in der Videosprechstunde ist ein Zugriff möglich. Wenn der 90-Tage-Kontext besteht, können Sie die ePA wie gewohnt nutzen. Alternativ können Patient:innen über ihre ePA-App einen Ad-hoc-Zugriff freigeben.
Praxistipp: Etablieren Sie am Empfang einen Check, bei dem Sie die eGK bei jedem Termin stecken lassen, um den Behandlungskontext für nachfolgende Kontakte (z. B. Video-Follow-ups) zu sichern.
Was muss (und was nicht) in die ePA?
Ab dem 1. Oktober 2025 sind Sie verpflichtet, bestimmte Daten aus der aktuellen Behandlung hochzuladen. Dazu gehören:
Arztbriefe
Befunde und Laborbefunde
Diagnosen
Geplante und durchgeführte Maßnahmen
Was nicht hochgeladen werden muss: Sie sind nicht verpflichtet, ältere Befunde auf Papier zu digitalisieren. Hierfür haben Versicherte einen Anspruch auf die Digitalisierung durch ihre Krankenkasse (zweimal pro 24 Monate, je bis zu 10 Dokumente). Verweisen Sie Ihre Patient:innen im Bedarfsfall einfach an ihre Kasse.
Diabetes-Use-Cases: ePA mit Leben füllen
Für die Diabetologie ist die ePA eine hervorragende Möglichkeit, die Versorgung zu verbessern. Sie ermöglicht es, relevante Daten strukturiert an einem Ort zu bündeln. Über die Praxissoftware lassen sich CGM-Berichte, HbA1c-Laborwerte und Medikationspläne einfach in die ePA hochladen.
Hier sehen Sie, wie das funktioniert:
(Platzhalter für Grafik 1: Darstellung des ePA-Workflows mit CGM, HbA1c, Medikation)
CGM-Berichte in die ePA hochladen: CGM-Auswertungen (z. B. Tagesprofile oder PDF-Exports) können als PDF-Datei in das Praxisverwaltungssystem (PVS) importiert und dann direkt über das ePA-Symbol in die Akte hochgeladen werden. Dabei können Sie Metadaten (Titel, Dokumententyp) hinzufügen.
Beispiel: Eine Diabetologin erstellt vierteljährliche CGM-Reporte als PDF und lädt diese über die „Bereitstellen“-Funktion im PVS in die ePA der Patientin hoch.
HbA1c-Laborwert in die ePA einpflegen: Laborbefunde lassen sich direkt aus dem Laborblatt Ihres PVS in die ePA übertragen. Mit wenigen Klicks werden die aktuellen Werte mit den passenden Metadaten in die Akte gestellt.
Beispiel: Nachdem ein HbA1c-Ergebnis eingegangen ist, öffnet das Praxisteam das digitale Laborblatt und klickt auf „an ePA übertragen“, um den Wert hochzuladen.
Medikationsplan in die ePA hochladen und nutzen: Elektronisch verordnete Medikamente (via eRezept) werden automatisch in die ePA-Medikationsliste übernommen. Ergänzende Pläne für Eigenmedikation oder OTC-Präparate können Sie zusätzlich als PDF-Dokument hochladen.
Beispiel: Nach der Aktualisierung eines Medikationsplans erstellt die Software ein PDF, das per Klick in die ePA eingestellt wird.
Besonders wichtig für Sie: Una Health bietet zwei Reports, die sich einfach als PDF in die ePA hochladen lassen und wertvolle Einblicke in den Lebensstil Ihrer Patient:innen geben:
Der Start-Brief informiert Sie direkt, sobald Patient:innen mit der DiGA Una Health gestartet sind. (Mehr erfahren: In 5 Schritten zur DiGA)
Der Una Verlaufsbericht fasst im letzten Drittel der jeweiligen Therapiephase (60. Tag) die Therapieerfolge zusammen. So erhalten Sie beispielsweise Einblicke in den kontinuierlichen Glukoseverlauf aller Ihrer Patient:innen mit Diabetes Typ 2. (Lesen Sie dazu auch: CGM trifft Verhaltenswissenschaft)
Rollen & Verantwortlichkeiten im Team
(Platzhalter für Grafik 2: Darstellung der Aufgabenverteilung zwischen Arzt/Ärztin und Praxisteam)
Viele ePA-Aufgaben lassen sich im Praxisalltag delegieren, insbesondere technische und administrative Tätigkeiten. Die medizinische Verantwortung verbleibt dabei stets bei der Ärztin oder dem Arzt.
| Aufgabe | Delegierbar (MFA/Praxisteam) | Nicht delegierbar (Arzt) |
| Technischer Upload in die ePA | Ja | - |
| Dokumentenverwaltung/Metadatenpflege | Ja | - |
| Patienteninformation ePA-Technik | Ja | - |
| Auswahl versorgungsrelevanter Dokumente | - | Ja |
| Medizinische Bewertung/Beratung | - | Ja |
| Einholung besonderer Einwilligungen | - | Ja |
Praxisbeispiel: Eine MFA scannt Laborbefunde und lädt sie in die ePA hoch. Die Ärztin überprüft jedoch vor dem Upload, ob der jeweilige Befund versorgungsrelevant ist.
Qualität, Haftung & Sanktionen – pragmatisch gemanagt
Praxen stehen bei der Nutzung der ePA vor klaren Risiken und Haftungsfragen. Wichtig sind eine hohe Datenqualität, die Einhaltung der Dokumentationspflichten und der sorgsame Umgang mit Sicherheitsvorgaben.
Haftung der Praxis: Jede Praxis haftet für die Richtigkeit und Aktualität der von ihr eingestellten Daten. Bei fehlerhaften Einträgen kann eine Haftung entstehen, wenn ein Gesundheitsschaden kausal darauf zurückzuführen ist. Wichtig: Die ePA ersetzt nicht Ihre primäre Behandlungsdokumentation im PVS, sie ist nur eine Ergänzung.
Sanktionen: Ab dem 4. Quartal 2025 drohen schrittweise Sanktionen wie Honorarkürzungen von 1 % oder Kürzungen der TI-Pauschale, wenn Praxen ihre ePA-Anbindung nicht oder nicht mit zertifizierter Software nutzen.
Empfehlungen: Pflegen Sie die Daten sorgfältig, schulen Sie Ihr Personal zu Dokumentationspflichten und überprüfen Sie regelmäßig Ihre IT-Sicherheit.
Praxis-Checklisten (zum Download)
Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, haben wir eine übersichtliche Checkliste zusammengestellt. Diese können Sie ausdrucken und im Praxisalltag nutzen, um sicherzustellen, dass Sie bis zum 1. Oktober 2025 ePA-ready sind.
Checkliste: ePA-ready bis 01.10.2025
Schritt 1: Praxis vorbereiten
PVS-Modul 3.0 aktivieren: Prüfen Sie, ob Ihr Praxisverwaltungssystem auf dem neuesten Stand ist und das ePA-Modul 3.0 freigeschaltet wurde.
TI-Anbindung sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Konnektor, SMC-B und eHBA ordnungsgemäß funktionieren. Kontaktieren Sie Ihren IT-Dienstleister bei Fragen.
Abläufe definieren: Legen Sie fest, wer im Team für welche ePA-Aufgaben zuständig ist – vom Hochladen von Dokumenten bis zur Patienteninformation.
Schritt 2: Team schulen
Grundlagen vermitteln: Schulen Sie Ihr Team in der Nutzung der ePA und den neuen Praxisabläufen.
Verantwortlichkeiten klären: Machen Sie die klare Trennung zwischen delegierbaren (technisch-administrative) und nicht delegierbaren (ärztliche) Aufgaben deutlich.
Schritt 3: Patienten informieren
Informationsmaterial bereitlegen: Nutzen Sie Flyer und Poster, um Patient:innen über die ePA zu informieren.
Aufklärung: Klären Sie Patient:innen persönlich über ihre Rechte auf, insbesondere über das Opt-out und die Möglichkeit, einzelne Dokumente zu verbergen.
Schritt 4: Im Alltag umsetzen
eGK stecken: Stecken Sie die eGK der Patient:innen bei jedem Kontakt, um den 90-tägigen Behandlungskontext zu aktivieren.
Befunde hochladen: Laden Sie aktuelle Befunde, Arztbriefe und Diagnosen aus der laufenden Behandlung in die ePA.
Diabetologie-spezifische Dokumente: Priorisieren Sie den Upload von HbA1c-Laborwerten, CGM-Berichten und dem Una Fortschrittsreport aus dem PVS.
Qualität sichern: Fügen Sie beim Upload immer passende Metadaten (Titel, Dokumententyp) hinzu, um die Dokumente besser auffindbar zu machen.
Schritt 5: Sich und das Team feiern
Erstes Dokument hochgeladen und mit Metadaten beschriften: Geschafft! Feiern Sie sich und Ihr Team für die Einführung neben all den Anforderungen des Praxisalltags - das geht natürlich auch nachträglich!
Checkliste: ePA-Nutzung im Alltag
Vor dem Termin: PVS-Update geprüft; Empfang checkt eGK-Stckung.
Im Termin: Daten aus aktueller Behandlung strukturiert dokumentieren.
Nach dem Termin: Arztbrief, Diagnosen, geplante Maßnahmen und relevante Befunde (z. B. HbA1c/CGM-Berichte) hochladen.
Bei Altbefunden: Patient:in an die Kassen-Digitalisierung verweisen.
Video-Follow-ups: Kontext 90 Tage nutzen oder App-Freigabe anfordern.
Die Umstellung auf die ePA ist eine Investition in die Zukunft Ihrer Praxis. Lassen Sie uns diese Herausforderung gemeinsam angehen, um nicht nur gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern vor allem die Patientenversorgung zu optimieren und Ihr Team für eine effiziente, digitale Zukunft zu stärken.
FAQ-Block für Ihre Praxis
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Die Nutzung der ePA und das Befüllen mit Daten aus der aktuellen Behandlung wird ab dem 1. Oktober 2025 für Praxen verpflichtend.
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Sie sind verpflichtet, Daten aus der aktuellen Behandlung einzustellen: Befunde, Diagnosen, Arztbriefe sowie geplante und durchgeführte Maßnahmen.
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Nein. Im Behandlungskontext genügt das Stecken der eGK, um für 90 Tage Zugriff zu erhalten.
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Es gibt keine Pflicht für Praxen, Altbefunde zu digitalisieren. Patient:innen können dies jedoch von ihrer Krankenkasse erledigen lassen.
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Ja, das DigiG sieht eine weitgehend automatische Medikationsübersicht vor, die sich durch eRezepte und Abgaben aus der Apotheke speist.
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Für die Diabetes-Versorgung ist es besonders wichtig, aktuelle Laborwerte wie den HbA1c, aber auch Befunde aus der bildgebenden Diagnostik und Berichte aus der kontinuierlichen Glukosemessung (CGM) in der ePA zu dokumentieren.
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Ja, DiGA-Berichte können über die Praxissoftware in die ePA hochgeladen werden. Dies ermöglicht es Ihnen, den Therapieerfolg und die Fortschritte der Patient:innen auch digital nachzuvollziehen.
Quellenverzeichnis
Bundesministerium für Gesundheit (BMG):
"Elektronische Patientenakte: ePA für alle". BMG, 2024-10/2025-07.
"Die ePA für alle". BMG, 2025-07.
Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV):
"Elektronische Patientenakte". KBV, 2025-05.
"ePA: Fragen und Antworten". KBV, 2025-08.
"Schwachstellen bei der ePA: Hinweise zur Datensicherheit". KBV, 2025-01.
CGM:
"ePA für alle: Ein Überblick über Kür und Pflichten der Befüllung." CGM, 2024-08.
DIP Medatixx:
"Die ePA für alle | Infos für Praxen". Medatixx, 2025-04.
Deutscher Hausarztverband:
"FAQ – die ePA in der Hausarztpraxis ab 2025". Hausärzteverband, 2025-02.
Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL):
"Aktuelle TI-Anwendungen für Ihre Praxis". KVWL, 2025-05.
"elektronische Patientenakte (ePA)". KVWL, 2025-08.
Doctolib:
"Delegation ärztlicher Tätigkeiten – das ist erlaubt, das nicht". Doctolib, 2024-04.
Bundesärztekammer:
"Elektronische Patientenakte (ePA)". Bundesärztekammer, 2022-05.
mediverbund:
"Risiken der elektronischen Patientenakte (ePA)". mediverbund, 2025-07.
